Апостиль: услуга, востребованная постоянно

На протяжении всего периода подача заявлений осуществлялась при личном обращении, но с сентября 2023 года вступил в силу оптимизированный стандарт, согласно которому заявления на оказание услуги принимаются через Единый портал государственных услуг и срок её оказания сокращается с 45 до 25 рабочих дней.

Это ставит новые задачи. Поэтому в декабре проведена встреча с вузами, которая как раз и была обусловлена необходимостью анализа готовности к работе в изменившихся условиях и обеспечения эффективного взаимодействия в рамках оказания услуги.

За прошедший период подтверждены 2467 документов, из которых 64 % приходятся на граждан Российской Федерации и 36 % на иностранных студентов, получивших образование в основном в белгородских вузах.

Если смотреть по видам документов, то более 80% подтверждённых документов – это документы, выданные профессиональными образовательными организациями и организациями высшего образования, почти 16 % — это школьные аттестаты, единично подтверждались документы о профессиональном обучении.

За весь период подтверждены 47 документов об учёных степенях и учёных званиях.

Иностранные студенты — это ежегодный, стабильный контингент заявителей, из которых 82 % приходятся на Белгородский государственный университет, 14 % — на Белгородский государственный технологический университет имени В.Г. Шухова, остальные вместе взятые – на Белгородский университет кооперации, экономики и права, Белгородский государственный институт искусств и культуры, Белгородский государственный аграрный университет имени В. Я. Горина. 

Бум на подачу заявлений на подтверждение документов наблюдался в 2022 и 2023 годах (почти тысяча заявлений). Если в первые годы оказания услуги активность отмечалась только в летний период, то в последние годы услуга активно востребована в течение всего года. В то же время самым активным и наполненным периодом остаётся июль, потому что именно в этом месяце массово получают документы иностранные студенты.

В числе постоянных заявителей также выпускники школ, техникумов и колледжей, обращаются и граждане других субъектов Российской Федерации.

В процессе оказания услуги специалисты департамента осуществляют следующие обязательные действия: 

— определение подлинности подписи и наличия у должностного лица, подписавшего документ об образовании и (или) о квалификации, полномочий на право подписи;

— в надлежащем случае определение подлинности печати, которой скреплён документ об образовании и (или) о квалификации;

— установление факта выдачи документа об образовании и (или) о квалификации лицу, указанному в этом документе в качестве его обладателя;

— установление соответствия представленного документа об образовании и (или) о квалификации образцу документа об образовании и (или) о квалификации (форме документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации), установленному на момент его выдачи;

— установление наличия в документе об образовании и (или) о квалификации всех реквизитов, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации или СССР в области образования являлось обязательным на момент его выдачи. 

Основаниями для отказа в подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации являются:

— документ об образовании и (или) о квалификации не является выданным в Российской Федерации или РСФСР документом об образовании и (или) о квалификации, образец которого утвержден на момент его выдачи федеральным органом исполнительной власти в установленном порядке, либо документом государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, либо документом об образовании и (или) о квалификации, образец которого в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации», установлен на день его выдачи российской организацией самостоятельно;

— в документе об образовании и (или) о квалификации отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации или СССР в области образования являлось обязательным на момент его выдачи;

— должностное лицо, подписавшее документ об образовании и (или) о квалификации, не обладало полномочием на право его подписи;

— подпись должностного лица и (или) в надлежащем случае оттиск печати на документе об образовании и (или) о квалификации не соответствуют образцам, имеющимся в департаменте по контролю и надзору в сфере образования; 

— организация представила информацию о том, что данный документ не выдавался лицу, указанному в нем в качестве его обладателя;

— организацией и иными уполномоченными организациями, в которые был направлен повторный запрос, не представлены ответы;

— организация и иные уполномоченные организации представили информацию об отсутствии образца подписи должностного лица и (или) в надлежащем случае оттиска печати.

В качестве заявителя вправе выступать сам обладатель документа, или его законный представитель, или представитель обладателя документа, действующий на основании доверенности, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Определяющим успешность оказания услуги фактором является эффективное взаимодействие департамента с организациями высшего образования.

Соблюдение существующего алгоритма каждой из сторон обязательно. К примеру, в случае отсутствия у департамента образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ, департамент направляет запрос о предоставлении соответствующей информации в адрес лица, выдавшего российский официальный документ, причём запрос направляется в течение одного рабочего дня со дня установления департаментом факта отсутствия указанной информации. Лицо, получившее запрос департамента, обязано направить запрашиваемую информацию в течение пяти рабочих дней со дня получения запроса.

Или ещё один пример. Департамент обязан проверить сведения, указанные в документе об образовании и (или) о квалификации, учёных степенях, учёных званиях, с использованием данных, содержащихся в федеральной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) 
о квалификации, документах об обучении» (так называемая ФИС ФРДО), федеральной информационной системе государственной научной аттестации.

В настоящее время перед вузами стоят очень ответственные задачи. Им необходимо обеспечить:

— регистрацию до июня будущего года иностранных граждан, планирующих обращение за подтверждением документов, на Едином портале государственных услуг;

— оперативное внесение и опубликование в ФИС ФРДО документов об образовании и о квалификации, выдаваемых иностранным студентам (не за 60 календарных дней со дня выдачи, а в максимально короткие сроки и в первоочередном порядке);

— предоставление в департамент до апреля следующего года актуальных сведений о должностных лицах, имеющих право подписи документов об образовании и (или) о квалификации, образцов их подписей;

— формирование графика подачи заявлений выпускниками вузов, планирующими обращение за подтверждением документов, и направление его в департамент.

Выступившие на встрече представители всех пяти белгородских вузов отметили, что работа с иностранными студентами в вопросе подтверждения ими полученных документов является приоритетной, практически все вузы придают этому вопросу большое значение, сопровождая абсолютно каждого студента, оперативно решая все возникающие трудности, что позволяет сделать вывод о том, что в 2024 году работа департаментом будет выполнена качественно, без сбоев. 

Николай Рухленко, начальник департамента по контролю и надзору в сфере образования министерства образования Белгородской области